Most Wanted Tips Part I (Keunggulan) Excel 2010

Setelah pembahasan Excel untuk perpajakan, kita bahas mengenai Keunggulan dari Excel 2010. Saat ini, versi terbaru Ms. Excel merupakan Excel 2013 dengan keunggulan Sky Drivenya, yaitu file office yang dapat disimpan secara online sehingga file dapat dibuka dimana saja sepanjang terkoneksi internet dan terproteksi dari hilangnya data saat format harddisk atau komputer diserang virus.

Namun saat ini kita lebih cenderung ke Excel 2010, dimana saat diluncurkan Excel 2010, maka terdapat fitur-fitur tambahan yang tidak ada pada versi 2007 atau 2003 yang terdahulu. Fitur ini mungkin dapat berguna di dunia kerja ataupun dalam membuat suatu pelaporan agar terlihat lebih menarik dan lebih mudah dimengerti karena visualisasi yang lebih bagus selain daripada angka-angka.

Pada printscreen dibawah ini penulis menggunakan Excel 2013, sehingga tampilannya tidak sesuai dengan Excel 2010. Namun begitu fitur yang dimaksud di Excel 2010 tetap ada di Excel 2013. (Latest Version)

Tidak berpanjang lebar lagi, Tips/ Keunggulan Excel 2010 terdiri dari:

-  Sparkline

Sparkline adalah sebuah grafik kecil yang dapat kita masukkan pada setiap kolom sel di setiap sheet Excel. Sparkline dapat membantu merepresentasikan data yang ada secara visual.

Sparkline dapat ditemukan pada Menu Insert >> Sparkline >> Line/ Column/ Win-Loss. (Terdapat 3 pilihan sparklines)

Saat klik pilihan Sparkline, terdapat isian Data Range yang berisi data yang akan dibuatkan grafik kecil tersebut dan Location Range yang merupakan tempat lokasi sparkline akan ditampilkan.

Sparkline Line: berisi grafik berupa garis.

Sparkline Column: berisi grafik berupa kolom.

Sparkline Win/ Loss: berisi grafik berupa kolom, namun memunculkan hasil positif dan negatif. Dimana hasil negatif tidak dapat dimunculkan pada Sparkline Line maupun Sparkline Column.

-  Autofilter

Menu Filter telah tersedia di Excel 2007, namun disempurnakan di Excel 2010 dengan sebutan autofilter. Pada kolom yang terpasang optimasi ini akan muncul sebuah tombol drop-down yang memudahkan prose pengurutan data dan penyaringan data di dalam sebuah kolom terpilih.

Menu Filter ini tersedia di menu Data >> Filter, atau klik kanan pada tabel utama yang akan di-filter dan pilih Filter by Cell’s Value, Color, Font Color atau Icon.

Untuk melakukan filter pada lebih dari 1 kolom, dapat dilakukan blok pada seluruh tabel utama dan klik kanan serta pilih Filter.

Uniknya dari Excel adalah selain Pengurutan berdasarkan abjad A à Z atau Z à A, Sort juga dapat berdasarkan Warna Tulisan dan Warna Kolom. Selain itu, terdapat kolom Search yang memudahkan kita saat penyaringan data yang jumlahnya sangat banyak.

Pada pilihan Filter terdapat menu:

1. Filter by Color, yaitu penyaringan data berdasarkan warna.

2. Text Filter, yaitu penyaringan data berdasarkan karakter yang ada pada teks, yang terdiri dari Equals, Does not Equal, Begins with, Ends with, Contains, Does not Contain, dan Custom Filter.

-  Icon

Tampilan Ikon pada sel bertujuan untuk memberikan informasi visual selain daripada angka-angka yang ditunjukkan pada kolom untuk memudahkan pemahaman data dan membuat tabel menjadi lebih menarik.

Menu Icon dapat ditemukan pada Menu Home >> Conditional Formatting >> Icon Sets.

Icon Sets terdiri dari: Directional, Shapes, Indicators, Ratings yang dapat digunakan sesuai dengan informasi kolom yang akan ditampilkan.

Untuk membuat aturan pada Icon, dapat di-klik More Rules. Pilihan ini bertujuan untuk mengedit aturan yang ada atas default masing-masing icon menjadi sesuai dengan keinginan kita. Misalnya, pengaturan tanda silang (X) untuk nilai minus (dibawah 0), sedangkan nilai positif tidak ditandai icon apapun.

-  Background

Terkadang tampilan tabel pada Excel terlihat kurang menarik, dengan tamilan tabel yang begitu panjang dan berderet seolah-olah tak ada habisnya. Hal ini membuat pengguna merasa bosan dan tidak termotivasi untuk menggunakan aplikasi Excel ini.

Untuk membuat tampilan Excel menjadi lebih menarik, kita dapat menyisipkan background dengan gambar yang menarik sesuai dengan selera masing-masing.

Menu Background dapat dijumpai di Menu Page Layout >> Background >> Browse from a File.

Dengan contoh tabel yang sama, tampilan dapat terlihat lebih menarik dan tidak membosankan.

-  Data Bar

Selain dengan tampilan sparklines. chart dan icon, Excel 2010 memiliki keunggulan lainnya seperti tampilan data bar. Dengan menggunakan data bar, pengguna dapat dengan mudah mengetahui kondisi dari sebuah nilai di dalam tabel. Besar kecilnya nilai dapat diketahui dari panjang atau tidaknya data bar yang tampil.

Adapun perbedaan sparklines dengan data bar adalah sparklines merupakan analisis atas kumpulan data yang lebih dari 1 dan ditampilkan pada sel lainnya, sedanggan data bar merupakan cerminan atau analisis atas jumlah nominal yang berada pada sel itu sendiri.

Menu Data Bar dapat dijumpai pada Menu Home >> Conditional Formatting >> Data Bars.

Seperti halnya Icon Sets, menu Data Bars juga memiliki pilihan More Rules yang berfungsi untuk mengedit aturan yang ada sesuai keinginan pengguna.

Pilihan Show Bar Only berfungsi untuk menghilangkan tampilan angka, sehingga hanya terlihat data bar pada sel. Sedangkan untuk pengaturan nilai minus (dibawah 0) dapat klik menu Negative Value and Axis.

-  Protect

Dokumen-dokumen pada setiap perusahaan adalah kumpulan dokumen yang sangat confidential, untuk itu diperlukan adanya perlindungan atau backup agar tidak mengalami kecolongan ataupun kehilangan dokumen. Salah satu cara untuk perlindungan adalah melalui menu proteksi dokumen yang tersedia pada Menu Excel. Dengan adanya proteksi ini, maka dokumen tersebut hanya dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu saja.

Menu Protect ini terdapat di Menu Review >> Protect Sheet atau Protect Workbook.

Protect Sheet bertujuan untuk memproteksi Sheet dari editan pengguna lain atas sebagian kolom atau seluruh kolom. Misalnya, setting atas formula telah diinput sedemikian rupa, maka untuk menghindari terjadinya error atau kesalahan perhitungan maka perlu diproteksi sheet agar tidak diedit secara sembarangan oleh pengguna lain.

Protect Workbook bertujuan untuk memproteksi seluruh workbook yang terdiri dari sheet-sheet sehingga tidak dapat insert, move or copy, rename ataupun delete worksheet.

Pada Protect Sheet ini dapat dikombinasikan dengan pilihan menu Review >> Allow Users to Edit Ranges. Hal ini bertujuan agar user dapat melakukan input data atas sebagian kolom yang terproteksi, biasanya adalah data inputan (tidak memiliki formula).

Demikian pembahasan Excel untuk Most Wanted Tips (Keunggulan) Excel 2010 - Part I. Pembahasan akan dilanjutkan ke Part II.

Semoga Bermanfaat :)

PS: Please leave comment if you like this post :)

Referensi: Kurniawan, Nyoto dan Ridwan Sanjaya, 2010. Most Wanted Tips of Excel 2010, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Semarang.