Excel Untuk Usaha Pribadi

Terima kasih buat pembaca setia elway24.

      Berikut ini kita membahas mengenai Excel yang dapat diaplikasikan ke Bisnis/ Usaha Orang Pribadi yang merupakan usaha kecil dan menengah. Sebagai contoh sederhana, usaha les piano. Untuk les privat dimana kita sebagai pengajar mendatangi ke rumah-rumah murid untuk memberikan les tentu tidak perlu menggunakan Excel untuk mengelola data sebab kita cukup mengalikan fee per bulan dengan jumlah murid yang ada. Misalnya: Total 8 murid dengan tarif per murid Rp 500.000,-/ bulan maka pendapatan kotor kita adalah Rp 4.000.000,-/ bulan.    

        Namun apabila usaha les piano dalam artian kita menyediakan tempat untuk mengajar murid-murid yang mendaftarkan diri dan belajar maka perlu pengelolaan data yang lebih intensif sebab sifatnya lebih kompleks dibanding contoh les privat diatas.

Summary Sheet Excel Usaha Les Piano sbb:

1.       Penerimaan Iuran

2.       Penerimaan Lain

3.       Pengeluaran

4.       Summary Iuran

5.       Laporan Laba Rugi

6.       Laporan Perubahan Modal

7.       Neraca Awal (31 Mar 2015)

8.       Neraca Akhir (30 Apr 2015)

9.       List Asset

Secara detail dapat dijelaskan untuk masing-masing sheet:

1.       Penerimaan Iuran

Merupakan pendapatan dari Iuran yang dicatat setiap harinya apabila terdapat pembayaran dari murid-murid untuk iuran bulanan. Penerimaan Iuran yang dimaksud adalah pembayaran rutin yang wajib dibayarkan murid setiap bulannya.

2.       Penerimaan Lain

Merupakan pendapatan usaha selain dari pada iuran bulanan. Penerimaan lainnya lebih kepada penerimaan non rutin, misalnya: penerimaan uang pendaftaran murid baru dan penerimaan uang buku yang dijual ke murid. Selain itu, kita dapat menambahkan Summary Laporan Penerimaan Lain Bulanan yang menggunakan formula Sumif untuk menjumlahkan total penerimaan per masing-masing kategori selama bulan berjalan, dimana hasilnya mesti sama antara Total Detail dengan Total Summary.

Mungkin timbul pertanyaan mengapa tidak digabung saja ke 1 sheet ‘Penerimaan’ sehingga lebih simple? Harap sabar ya, jawabannya ada di poin 4.

3.       Pengeluaran

Merupakan pencatatan untuk seluruh pengeluaran dana untuk operasional usaha. Dalam hal ini perlu dilakukan pengkategorian pengeluaran yang terdiri dari Fixed Cost (Biaya Tetap), Variable Cost (Biaya Variabel) dan Prive Pemilik (Penarikan dana oleh pemilik usaha). Sedangkan untuk pembagian isi dari masing-masing biaya dapat disesuaikan dengan pengeluaran yang dilakukan, misalnya: monthly bill, salary dan royalti untuk Fixed Cost; asset, books, food, supplies, utility, other untuk Variable Cost. Untuk summary pengeluaran juga menggunakan formula Sumif agar diketahui total pengeluaran dana per masing-masing kategori.

4.       Summary Iuran

Merupakan alat pengendali untuk mengetahui murid mana saja yang telah lunas iuran bulanan dan mana yang belum. Data ini terlink dengan Sheet ‘Penerimaan Iuran’ menggunakan formula vlookup, isnumber, if dan count. Oleh karena pengendalian data terpusat pada penerimaan iuran yang sifatnya rutin, maka penerimaan lainnya tidak dapat digabung dengan penerimaan iuran untuk antisipasi kesalahan penyajian data. Dari kasus ini, contohnya total murid ada 25 orang, dan hanya 19 orang yang sudah lunas iuran bulanannya namun 6 orang lagi belum lunas. Hal ini akan memudahkan pengguna data untuk menagihkan iuran yang belum terlunasi.

Yang perlu menjadi catatan adalah, total Sheet ‘Summary Iuran’ wajib sama dengan (=) Sheet ‘Penerimaan Iuran’. Oleh karena itu diperlukan checker untuk melakukan cross check apakah terdapat variant (selisih) total antar sheet.

5.       Laporan Laba Rugi

Merupakan cerminan usaha selama bulan berjalan mengalami keuntungan/ kerugian. Laporan Laba Rugi dapat tersusun setelah Sheet ‘Penerimaan’ dan ‘Pengeluaran’ terinput dengan baik, sebab data telah di-link dengan sheet yang berkaitan dengan pendapatan dan beban usaha. Oleh karena itu, sekalipun data masih terisi selama ½ bulan, laporan laba rugi telah terproyeksi berdasarkan Total sampai dengan hari tersebut. Adapun komponen Laporan Laba Rugi terdiri dari: Pendapatan Usaha, Beban Usaha (Biaya Tetap dan Biaya Variabel), Pendapatan diluar usaha (Mis: Pendapatan Bunga Bank), serta Beban diluar usaha (Mis: Beban Adm Bank). Laba dicerminkan melalui Saldo Positif (Pendapatan > Beban), sebaliknya Rugi dicerminkan melalui Saldo Negatif (Pendapatan < Biaya).

6.       Laporan Perubahan Modal

Merupakan tahapan setelah diketahui Laba/ Rugi Bersih, dimana modal yang ditanamkan pemilik mengalami penambahan apabila Laba dan pengurangan apabila Rugi. Selain itu apabila terdapat penarikan dana oleh Pemilik untuk kepentingan pribadi (Prive), maka akan mengurangi Modal yang ada. Saldo pada laporan ini nantinya akan menjadi saldo Modal pada Neraca setiap bulannya.

7.       Neraca Awal (31 Maret 2015)

Merupakan pelaporan harta dan hutang + modal perusahaan. Apabila Usaha Les Piano belum melakukan pembukuan selama ini, tentunya Neraca juga belum ada. Oleh karena itu, sebelum menyusun laporan keuangan April 2015 perlu ditetapkan terlebih dahulu Saldo masing-masing item dalam Harta, Hutang dan Modal. Harta (Aktiva) yang dimaksud terdiri dari Aktiva Lancar (Saldo Kas dan Bank) serta Aktiva Tetap yang merupakan Asset perusahaan dan nantinya akan dilakukan penyusutan/ depresiasi setiap bulannya.

8.       Neraca Akhir (30 April 2015)

Merupakan Saldo Harta/ Aktiva dibandingkan dengan Saldo Hutang + Modal (Passiva) bulan berjalan, dimana nilai Aktiva mesti sama dengan (=) nilai Passiva. Neraca Awal yang telah disusun sebelumnya menjadi patokan dalam memperhitungkan Neraca Akhir. Pada Neraca Akhir ini terdapat tambahan item Akumulasi Penyusutan yang sifatnya mengurangi Asset/ Aktiva Tetap yang ada. Akumulasi Penyusutan ini akan bertambah setiap bulannya sehingga Aktiva Tetap menurun setiap bulannya sebagai cerminan bahwa Asset yang digunakan akan mengalami penurunan nilai. Saldo Akumulasi Penyusutan ini diperoleh dari sheet ‘List Asset’ dan Saldo Modal Usaha diperoleh dari sheet ‘Laporan Perubahan Modal’.

9.       List Asset

Merupakan detail perhitungan Beban Penyusutan masing-masing Asset setiap bulannya. Sebelumnya perlu ditentukan terlebih dahulu masa manfaat masing-masing Asset dapat digunakan untuk berapa tahun, sehingga nantinya akan diperoleh nilai penyusutan setiap bulannya = Nilai Asset / (Masa Manfaat x 12 bulan). Apabila kesulitan dalam menentukan Masa Manfaat Penyusutan dapat dibaca: Jenis Harta Berwujud/ Kelompok Aktiva menurut Perpajakan.

       Demikian penjelasan singkat mengenai aplikasi excel untuk Usaha/ Bisnis Les Piano, dimana dapat diaplikasikan juga untuk jenis usaha lainnya dengan memodifikasi pelaporan berdasarkan kepentingan dan keperluan pengguna data. Semoga bermanfaat dan terima kasih sudah membaca post ini. 
Baca juga Pengantar Singkat Sharing Excel on Blog dan Excel Perpajakan PPh 21.

PS: Please leave comment if you like this post :)

Ilustration 1 by: http://www.prosperity247.com/2014/04/30/avoiding-problems-excel/

Ilustration 2 by: http://infonitas.com/kelapagading/2013/11/21/kursus-musik-berstandar-internasional/