Most Wanted Tips Part II (Keunggulan) Excel 2010 - (Final)

    
      Melanjutkan pembahasan pada topik sebelumnya mengenai keunggulan Excel 2010, maka berikut merupakan Tips/ Keunggulan Excel 2010 (Part II) antara lain: 

-  Calculator

Terkadang dalam mengaplikasikan excel, dibutuhkan perhitungan manual menggunakan kalkulator. Shortcut Kalkulator pada excel dapat dimunculkan di quick access toolbar.

Quick Access Toolbar >> All Commands >> Calculator >> Add to Customize Quick Access Toolbar.

-  Combo Box

Apabila terdapat kesamaan data antara satu sel dengan sel lainnya yang menyebabkan pengguna perlu melakukan copy + paste secara berulang-ulang, maka Combo Box merupakan solusi agar data yang diinput lebih efektif karena telah tersedia kolom pilihannya.

Pertama-tama, munculkan name manager di Quick Access Toolbar >> All Commands >> Name Manager >> Add to Customize Quick Access Toolbar.

Name manager berfungsi sebagai penamaan range tertentu yang memudahkan pembuatan combo box. Pada name manager ini terdapat pilihan edit, memungkinkan untuk mengubah nama range.

Sedangkan untuk pembuatan combo box, digunakan menu Design >> Data Validation >> Pilih Allow List dan Source atas data yang akan dibuatkan list di combo box.

Pada contoh ini: Pegawai Tetap, Pegawai Diperbantukan dan Pegawai Sementara di blok dan dibuatkan name manager dengan nama Status. Setelah itu, source pada data validation dipilih status.

-  Camera

Fungsi kamera ini hampir sama dengan print screen yang ada pada tombol keyboard/ screen shot yang ada di menu Insert. Perbedaannya adalah print screen melakukan screen shot terhadap seluruh tampilan layar, sedangkan kamera melakukan screen shot pada sebagian tabel excel.

Untuk memunculkan Camera adalah melalui Quick Access Toolbar >> All Commands >> Camera >> Add to Customize Quick Access Toolbar.

Lakukan blok pada tabel yang akan ditampilkan dengan fungsi kamera. Tekan icon Kamera dan cursor akan berubah menjadi (+), setelah itu klik kiri dan akan muncul hasil screen shot kameranya. Screen shot tersebut dapat dimodifikasi menjadi tampilan 3-D (dengan menu Format) dan diperbesar maupun diperkecil sesuai dengan tampilan yang diinginkan.

-  Auto Recovery

Auto recovery menjadi fitur penting untuk menyelamatkan komputer dari kehilangan data. Ketika kita sedang menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan secara tiba-tiba aplikasi tersebut mati atau terjadi komputer error, maka data yang sedang dibuat pasti akan terbuang sia-sia.

Untuk melakukan setting pada Auto Recovery maka pilih Menu File >> Options >> Save >> Ubah Save AutoRecover Information every 1 minutes dan centang Keep the last autosaved version if I close without saving.

Auto Recovery ini berlaku untuk file yang sama sekali baru atau belum pernah di save sama sekali.

Lakukan percobaan dengan melakukan penginputan data, setelah selesai penginputan data maka tekan tombol silang (close) dan pilih don’t save. Untuk mencari data backup hasil auto recovery maka buka kembali Aplikasi Excel dan pilih menu File >> Info >> Manage Versions >> Recover Draft Versions >> Pilih Draft Files yang tersimpan secara otomatis setiap 1 menit.

-  Rule

Sebuah aturan atau rule dalam Excel sangatlah berguna untuk membantu pengaturan format dari sebuah tabel atau sejenisnya berdasarkan kondisi yang diinginkan.

Sebagai contoh, tabel penilaian siswa yang jumlahnya sangat banyak tentu akan menyulitkan pengguna untuk mengidentifikasi kolom siswa mana yang belum terisi nilainya.

Rule ini dapat disetting dengan melakukan blok terlebih dahulu pada kolom yang akan dibuatkan Rule. Setelah itu pilih Menu Home >> Conditional Formatting >> New Rule/ Manage Rules.

-  Sound

Fitur suara dapat diterapkan pada aplikasi Microsoft Excel untuk membaca tulisan di dalam sebuah kolom. Suara yang disediakan dalam bentuk Bahasa Inggris sehingga apabila data yang diinput dalam bentuk Bahasa lain, maka suara akan diperdengarkan tetap dalam Bahasa Inggris.

Untuk mengaktifkan fitur suara dapat melalui Quick Access Toolbar >> Commands Not in the Ribbon >> Speak Cells >> Add to Customize Quick Access Toolbar.

Terdapat 5 pilihan fitur suara yaitu: Speak Cells, Speak Cells - Stop Speaking Cells, Speak Cells by Columns, Speak Cells by Rows, Speak Cells on Enter.

Setiap sel dapat dibaca berdasarkan baris ataupun kolom. Setelah pemilihan tipe pembacaan, maka dapat dipilih Speak Cells untuk memulai fitur suara dan Stop Speaking Cells untuk berhenti.

Selain itu, fitur suara ini dapat dipakai untuk membaca lirik lagu sehingga memudahkan pengguna dalam menghafal ataupun memahami isi liriknya. Pilihan fitur suara dapat digunakan Speak Cells on Enter sehingga dapat diatur timing untuk masuk ke baris berikutnya.

Demikian pembahasan Excel untuk Most Wanted Tips (Keunggulan) Excel 2010 - Part I & Part II (Final). Semoga Bermanfaat :)

PS: Please leave comment if you like this post :)

Referensi: Kurniawan, Nyoto dan Ridwan Sanjaya, 2010. Most Wanted Tips of Excel 2010, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Semarang.